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商務郵件書寫規範---正文

時間:2019-04-13 12:34來源:未知 作者: 點擊:
商務郵件書寫規範---正文

Email正文要簡明扼要,行文通順

商務電子郵件不是寫抒情散文,一定要注意行文通順、表達清晰,簡明扼要。同時複雜的事情如能簡單清晰的表達,也可以看出一位職業人士溝通能力,間接展示其幹練、思路清晰的形象。
 

若對方不認識你,第一件應當說明的就是自己的身份,姓名或你代表的企業名是必須通報,以示對對方的尊重,身份應當簡潔扼要,最好是和本郵件以及對方有關,主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事,別人不知道你是誰還得拉到最後看,如果對方沒有足夠耐心,你的郵件就很可能直接進垃圾站了。但也不可過多,有些聯繫方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,但記住一定要條理清晰。然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順,多用簡單詞彙和短句,準確清晰的表達,不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件,千萬不要學唐僧哦!

有些人士發來的電子郵件又極度簡明扼要,簡單到就一個附件,正文一個字沒有,也沒有署名,除非事前已經溝通好郵件內容,否則通常會被別人認為此人沒有基本的職業素養。

那些聯絡感情的郵件,在現代社會大可以留給微博、微信、簡訊就可以。雖然手機打字比較費事,所幸字也不用多——「恭請領導聖安」足以。

注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同,選擇恰當的語氣進行論述,以免引起對方不適。

尊重對方,請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人,因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。

Email正文多用項目符號列表,以清晰明確。如果事情複雜,最好用項目符號列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長,節約對方的時間。

一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚,說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼「補充」或者「更正」之類的郵件,這會讓人很反感。
 

儘可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查。這是對別人的尊重,也是自己態度的體現。如果是英文Email,最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前,務必自己仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。

合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點,影響閱讀。

合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述。對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,收件人一定會表揚你的體貼。

不要動不動使用表情字符。在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻,BusinessEmail不是你的情書,所以^_^之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合。


 

(責任編輯:small)
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