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工作發郵件,這40個細節錯誤最坑人之關於正文

時間:2019-05-15 14:49來源:未知 作者:small 點擊:
關於正文 1、E-mail正文要簡明扼要,行文通順。 E-mail正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。 正文行文

關於正文

1、E-mail正文要簡明扼要,行文通順。E-mail正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順,多用簡單詞彙和短句,準確清晰的表達,不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件,千萬不要學唐僧。

2、注意E-mail的論述語氣。根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同,選擇恰當的語氣進行論述,以免引起對方不適。

尊重對方,「請、謝謝」之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人,因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。「郵件門」就是深刻的教訓!

3、E-mail正文多用1234之類的列表,以清晰明確。如果事情複雜,最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長,沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4、一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚,說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼「補充」或者「更正」之類的郵件,這會讓人很反感。

5、儘可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查。這是對別人的尊重,也是自己態度的體現。如果是英文E-mail,最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文E-mail,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前,務必自己仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。

6、合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點,影響閱度。

7、合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述。對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,收件人一定會表揚你的體貼。

8、不要動不動使用「:)」之類的笑臉字符,在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻。Business E-mail不是你的情書,所以「:)」之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合。

(責任編輯:small)
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